如何在ERP系统中生成采购订单

如何在ERP系统中生成采购订单

在 ERP 中，您可以生成采购订单并正式确定您已根据预算或报价中提供的条件从供应商处购买了某些产品。 

为此，请访问侧面菜单Purchases的子菜单New Purchase Order。

接下来，屏幕将打开以填写您的采购订单的详细信息。

代码：此字段将告知您的采购订单代码；

公司：选择本次采购订单的公司；

Deposit : 生成entry note时告知将存放产品的deposit；

Supplier : 选择哪个是这个采购订单的供应商；

操作：选择适合该采购订单的操作；

状态：选择该采购订单的状态；

供应商联系人：选择此供应商的联系人，记住它需要在联系人选项卡中的供应商名册中注册。

查找产品或服务：在此字段中告知您要制作此采购订单的产品。 

单击添加时，将打开其他可以填写的列，例如每个项目的数量、单位价值、运费、费用和交货预测。

点击Expand，在绿色铅笔中，会打开更多的字段，可以根据公司的需要填写，它们是指税收和折扣的字段。

运输信息部分

在下方，您将看到“运输信息”部分。

运费到帐：在此字段中，您告知谁将负责您采购订单的运费；

交货预测：通知采购订单的预计交货日期；

将运费添加到产品总价值：如果您希望将运费添加到产品总价值，请选中此复选框。

付款信息部分

然后填写付款信息部分中的字段。如果在系统内生成，此信息将被复制到传入的注释中。请参阅此处如何从采购订单生成发票。

会计科目表：选择必须登记此次购买的财务分录的会计科目表；

付款方式：选择此采购订单的付款方式。此字段仅提供有关如何支付金额的信息。它不会生成付款条件；

预付款/预付款：如果支付了任何预付款，请在此字段中以雷亚尔形式告知；

分期付款：告知本次购买的价值将分期付款的次数；

成本中心：选择最适合该采购订单的成本中心；

Freight Value (R$)：此字段可以填写，但系统还会添加采购订单中每个产品告知的运费值；

Expense Value (R$)：此字段可以填写，但系统也会将采购订单中每个产品中告知的费用金额相加；

Total Value without Shipping (R$)：产品的总价值将自动计算，不包括运费；

Total Value (R$) : 将根据之前填写的信息自动计算；

Total Value with IPI (R$) : 将根据每个产品中告知的IPI比率的百分比信息自动计算；

Billing Details：如果本次购买有任何重要的账单明细，请在此字段中添加；

最低购买金额？：在此字段中，将告知该供应商的最低采购价值。该值必须在供应商个人注册中的财务数据/银行账户部分完成；

Supplier e-mail : 此字段会通知供应商的电子邮件，这将来自您的注册，或者也可以在此字段中编辑；

E-mail responsible Approval : 通知负责审批此采购订单的人的电子邮箱；

ISO 货币代码：如果采购订单是以非真实货币生成的，请在此字段中告知该货币的代码。该字段只会在打印采购订单时使用，系统不会进行货币换算；

关联发票：当您从采购订单生成入场单时，该字段将自动填写，并告知该单的编号；

发票编号：在此字段中，您可以告知发票编号（如果有），此字段仅供参考。

交货信息组

下面，在交货信息部分，填写货物必须交付的地点。它将自动填充公司地址信息，但可以根据需要进行编辑。

注释部分

在此部分中，您将有一个自由文本字段，您可以在其中包含有关采购订单的更多信息。

填写所有必填字段后，单击位于屏幕一角的绿色保存图标。

保存后，将打开一个新选项卡，您可以在其中上传与此采购订单相关的文件。

还是在 Purchase Order 屏幕上，您可以找到More Actions菜单，并执行更多操作。他们是：

通过电子邮件发送：如果您想将此采购订单发送给您的供应商，请单击此选项。请记住，为此必须在贵公司的注册中配置电子邮件服务器；

下载：如果您想将采购订单下载到您的计算机，请单击此选项；

打印：如果要打印采购订单文档，请单击此选项；

生成分录单：如果您想为该采购订单生成收货单，请选择此选项；

复制采购订单：如果您想复制采购订单并创建另一个具有相同或相似数据的采购订单，请单击此选项，这样它就不会再次填写所有内容。

保存所有数据后，您将能够通过访问侧面菜单采购、子菜单采购订单来查看所有采购订单。

敬请关注！采购订单不产生资金，也不移动库存。要执行这些操作，需要生成分录单、批准并开具发票。